Retorno sobre investimento
A FIVE Validation, além de ser sponsor do software GO!FIVE®, solução de validação paperless, é também, desde 2008, importante prestadora de serviços de validação para casos onde existe ausência pontual de especialistas para os projetos.
O caso de estudo de ROI que apresentamos aqui é da própria FIVE Validation que conseguiu ter métricas interessantes porque passou 10 anos validando no papel e transformou seus processos com o uso do GO!FIVE®. Atualmente, 98% dos seus projetos vêm sendo baseados neste formato, sendo que 1/3 da base de clientes já migrou para validação paperless.
Com base nesse conhecimento e nos esforços dedicados para cada tipo de validação/qualificação, a FIVE elaborou uma planilha de ROI que estima quantidade de esforço para o site ficar em conformidade, comparando o método tradicional com o digital.
Além disso a planilha traz diversos insights como a quantidade de recursos necessários, retorno sobre o investimento etc. A ideia é apoiar nosso cliente na projeção e avaliação de investimentos para validação/qualificação e tomada de decisão do negócio.
O estudo de ROI proposto pela planilha é uma estimativa conservadora e que leva em consideração apenas os custos com recursos, gastos com impressão e quantidade de ciclos de validações/qualificações. Ou seja, utilizamos como base apenas os custos óbvios e facilmente visíveis.
No entanto, há vários custos ocultos e que pesam mais à empresa, além dos riscos regulatórios e de sanções e que podem ser mitigados ao utilizar um sistema totalmente em linha com as diretrizes nacionais e globais no tocante a validação e qualificação.
Custo da falta de qualidade
A parte visível por si só já é desafiadora, mas a parte submersa também merece atenção, pois consome recursos humanos, financeiros, tempo e energia, podendo impactar na imagem e no valor da empresa.
A solução para estes problemas está totalmente alinhada à plataformas digitais, como o GO!FIVE®, que diminui o tempo e custo de validação, reduz riscos regulatórios, aumenta a eficiência, integridade de dados, conformidade e sustentabilidade.
Case de sucesso
Case de sucesso
Em 2018, nós tínhamos 40 projetos executados no papel por 27 colaboradores. Em 2023, com a utilização do GO!FIVE®, nós temos 113 projetos com 12 colaboradores. Portanto, quando você tem uma equipe que entende de validação e faz uso do software GO!FIVE®, você também pode conseguir validações 6 vezes mais rápidas.
Comparação de ciclos de validação
O GED exige menos esforço quando comparado com o papel, porém essa diferença não é tão significativa, pois apesar de agilizar fluxos de revisão e aprovação, o sistema não foi construído e pensado para validações, como é o caso do GO!FIVE®.
Inexistência de mecanismo para execuções de testes
No geral, as empresas acabam tendo que imprimir os protocolos aprovados para serem executados manualmente e os transformam em formato eletrônico novamente digitalizando-os após a execução. Em seguida, fazem upload das digitalizações no GED. As chances de erros humanos são enormes.
Ausência de Matriz de Rastreabilidade automática
GED não gera automaticamente nenhum tipo de matriz de rastreabilidade. Este tipo de sistema não foi projetado para conectar riscos/requisitos a testes e a construção/elaboração manual deste documento é possível, porém extremamente demorada, portanto, cara e muito sujeito à erros humanos.
Insuficiência de informações para a gestão das validações
GEDs possuem informações apropriadas para o controle de documentos da qualidade por serem plataformas voltadas para esta finalidade, porém são deficitários de informações necessárias para tomada de decisão pela gestão das validações/qualificações, como por exemplo não mostram quantidade de testes realizados, falhados ou incidências a serem fechadas e gerenciamento dos status das validações.
Falta de biblioteca aceleradora (validações pré-prontas como exemplos)
GEDs não possuem banco de informações armazenadas para contribuir com a velocidade do processo de elaboração dos conteúdos dos documentos de validação/ qualificação, por não serem estes os objetivos deste tipo de sistema.
Cálculo de ROI
• Quanto vou gastar?
Para concessão de acesso ao sistema GO!FIVE® há um valor referente as licenças mensais, valores que variam de acordo com a quantidade de usuários concomitantes (que utilizam o sistema ao mesmo tempo). A equipe comercial da FIVE Validation informa o valor que é inserido em campo da planilha como forma de partida para o cálculo de ROI.
O grande diferencial da ferramenta é que além do cliente ter a possibilidade de selecionar várias bibliotecas, de acordo com o processo ou sistema que pretende validar, este banco de dados já possui riscos, requisitos e testes com as boas práticas de mercado, exigências regulatórias e muito mais, pois a solução nasceu de uma empresa especializada, na qual seus próprios especialistas também são usuários da plataforma, ou seja, há atualizações e melhorias constantes nas funcionalidades e bibliotecas.
• Quanto vou economizar?
Suportamos nossos clientes no estudo de retorno sobre o investimento que o GO!FIVE® pode apresentar. Dispomos de uma planilha template interessante e robusta onde é possível inserir dados de custos atuais com impressoras, digitalizações, guarda física e eletrônica de documentos, custos com mão de obra interna e terceirizada. O estudo contempla classificação das várias disciplinas de validações (processos, limpeza, sistemas computadorizados, qualificação de equipamentos, qualificação de utilidades, planilhas eletrônicas, etc.) em grupos de estudos por complexidade alta, média e baixa. O estudo contempla o racional utilizado pelo time técnico da FIVE Validation para tais classificações, onde contempla dados e esforços envolvidos para realizações das validações manuais e via GO!FIVE® para o devido estudo de ROI.
A implantação de um software de gerenciamento de validação paperless poderá trazer diversos benefícios para sua organização. Um dos principais e mais tangíveis são as horas de trabalho gastas pelos membros das equipes envolvidas, incluindo seus analistas, keyusers, qualidade e tecnologia da informação, por exemplo.
O tempo economizado pode ser em função de mais facilidade para elaborar a documentação, visto que há diversas bibliotecas, fluxos de revisão e aprovação eletrônicos, facilidade para execução de testes e geração de relatórios. Além disso é possível acompanhar em tempo real o desempenho da equipe através de dashboard e acesso ao status dos projetos.
Não há necessidade de impressão de papel em nenhum estágio da validação.
Quer saber mais sobre as vantagens e benefícios do sistema, clique aqui e veja os 10 benefícios da validação digital com GO!FIVE®.
Se você quiser que seja realizado um estudo de ROI para sua empresa, entre em contato com nossos especialistas através do e-mail [email protected]
